外国人採用で就労ビザの確認が必要になるタイミング

外国人を採用する場面で、就労ビザの確認をいつ行うべきか分からず、不安を感じている企業担当者は少なくありません。
募集から面接、内定まで進んだ後になって初めて在留資格の話題が出てきて、想定外の調整が必要になるケースも多く見られます。

就労ビザは専門的で難しい制度と思われがちですが、確認のタイミングを誤らなければ、大きなトラブルになることは防ぎやすくなります。
この記事では、外国人採用の実務において、どの段階で就労ビザの確認が必要になるのかを、現場目線で整理します。

就労ビザの確認は内定後では遅いと感じる理由

多くの企業では、就労ビザの確認を内定後の事務手続きの一部として考えています。
しかし、この考え方が、内定後に慌てる原因になりやすい傾向があります。

就労ビザは、採用が決まった人に後から当てはめるものではありません。
その人に任せる予定の業務内容と、在留資格の枠組みが合っているかどうかが重要になります。

内定を出した後で業務内容と在留資格が合わないと分かると、条件変更や入社時期の調整が必要になります。
場合によっては、採用計画そのものを見直さざるを得なくなることもあります。

そのため、就労ビザの確認は、内定後ではなく、もっと早い段階で行う必要があります。

募集要件を考える段階で確認が必要になる視点

就労ビザの確認が最初に必要になるのは、実は募集要件を考える段階です。
どのような業務を任せたいのかが曖昧なまま募集を始めると、在留資格との整合性も確認できません。

職種名やポジションだけで判断してしまうと、実際の業務内容とのズレが生じやすくなります。
このズレは、面接が進んだ後や内定直前になって初めて表面化することがあります。

募集段階で業務内容をある程度具体的に整理しておくことで、就労ビザの確認も同時に進めやすくなります。
結果として、採用全体の流れがスムーズになります。

面接時に確認しておくべきポイント

面接の段階も、就労ビザの確認が重要になるタイミングです。
この時点で、現在の在留資格や在留期限について把握しておくことが望ましいです。

本人が「就労ビザを持っている」と説明していても、その内容が自社の業務に適合するとは限りません。
前職で働けていたという事実だけで判断するのは危険です。

面接時に業務内容をすり合わせながら、在留資格との関係を意識して確認しておくことで、後戻りを防ぐことができます。
この段階での確認が、内定後の混乱を減らす大きなポイントになります。

内定前に整理しておくと判断が楽になる理由

就労ビザの確認は、内定を出す直前の段階でも重要になります。
このタイミングで、業務内容、雇用条件、入社時期と在留資格の関係を整理しておく必要があります。

内定後に初めて確認を始めると、時間的な余裕がなくなりがちです。
更新や変更が必要な場合、申請から結果が出るまで一定の期間がかかることもあります。

内定前に全体像を整理しておけば、入社スケジュールも現実的に組み立てやすくなります。
企業側だけでなく、外国人本人にとっても安心できる状況を作ることができます。

就労ビザ確認を採用フローに組み込む考え方

外国人採用を安定して進めている企業ほど、就労ビザの確認を特別な作業として扱っていません。
採用フローの中に自然に組み込み、早い段階で確認しています。

就労ビザは、採用活動の最後に確認するものではありません。
募集、面接、内定という各段階で少しずつ確認していくことで、無理のない判断が可能になります。

制度を完璧に理解する必要はありませんが、確認のタイミングを意識することが重要です。
その意識があるだけで、外国人採用に伴うリスクは大きく下げることができます。

ご不安な点がある場合はシキサイ行政書士事務所までお気軽にご連絡ください。