外国人社員が転職や異動をする際に会社が確認すべき在留資格の手続き

外国人社員の配置換えや採用時に潜む在留資格のリスク

外国人社員が社内で異動したり、あるいは中途採用で新しい方を迎え入れたりする場面では、在留資格の取り扱いに細心の注意を払う必要があります。
日本の就労ビザは、その人が従事する具体的な業務内容を前提に許可されているため、役割が変わることで資格の範囲外になってしまうリスクがあるからです。

多くの企業では、日本人社員と同じ感覚で「とりあえず現場を経験させる」といった配置換えを行ってしまいがちですが、これが法令違反を招く原因となります。
特に「技術・人文知識・国際業務」の資格を持つ社員を、一時的であっても単純作業が主となる部署に異動させることは、不法就労と見なされる恐れがあります。

こうしたトラブルを防ぐためには、異動後の業務が現在の在留資格で認められている活動の範囲内に収まっているかを、事前に法的な視点で検証しなければなりません。
たとえ本人が同意していたとしても、入管法上の基準を満たしていなければ、企業と社員の双方が重いペナルティを受ける可能性があることを認識すべきです。

また、在留資格の手続きは入国時や更新時だけでなく、契約内容に変更が生じたあらゆるタイミングで発生するという意識を持つことが大切です。
企業の成長に伴う組織変更やキャリアパスの提示において、在留資格が足かせにならないよう、正しい知識に基づいた管理体制を構築することが求められます。

この記事では、人事担当者が直面しやすい転職や異動のケースに焦点を当て、実務上の判断軸となるポイントを詳しく解説していきます。
制度の表面的な理解に留まらず、なぜその手続きが必要なのかという背景まで踏み込むことで、より確実なリスク管理が可能になるはずです。

社内異動で職種が変わる場合の判断基準と注意点

社内での昇進や部署異動に伴い、外国人社員の業務内容が大きく変わる場合、まず確認すべきは「在留資格の該当性」が維持されているかどうかです。
例えば、海外営業として採用した社員を、その語学力を活かして総務や人事の部署へ異動させることは、基本的には「人文知識」の範囲内として認められます。

しかし、営業職からＩＴ部門のプログラマーへ異動させるような場合は、本人の学歴がその技術的な専門性を裏付けているかを改めて確認しなければなりません。
「文系学部卒」で営業職の許可を得ていた方が、理系知識を要する「技術」の領域に踏み込む場合、本来の許可基準から外れてしまう可能性があるからです。

こうしたミスマッチを放置したまま業務に従事させると、次回の在留期間更新時に「活動実態が申請内容と異なる」と判断され、不許可になるリスクが高まります。
企業としては、異動を決定する前に本人の卒業証明書や成績証明書を再確認し、新しい職務との関連性が説明できるかを検証する工程が欠かせません。

また、勤務場所の変更が伴う転勤についても、入管への届出が必要になるケースがあるため、単なる住所変更以上の手続きが必要であることを念頭に置くべきです。
特に同一法人内での異動であっても、所属する支店や事業所が変わる際には、契約機関に関する届出を本人が行う義務が生じる場合があります。（実務上は、企業の人事担当者が本人に変わって届出をするのがスムーズです。）

もし、異動後の業務が現在の在留資格ではカバーできないと判断される場合は、事前に「在留資格変更許可申請」を行い、許可を得てから業務を開始する必要があります。
この順番を誤り、変更許可が出る前に新しい職務に就かせてしまうと、不法就労を助長したとして企業側も厳しい責任を問われることになりかねません。

中途採用時に必須となる就労資格証明書の活用法

他社で働いていた外国人を中途採用する場合、最も確実なリスク回避策となるのが「就労資格証明書」の取得を本人に促すことです。
この証明書は、その外国人が自社で行おうとしている業務が、現在持っている在留資格の範囲内であることを法務大臣が証明してくれるものです。

例えば、前職で「翻訳」として働いていた方を、自社で「マーケティング」として採用する場合、入管から見ればそれは職種の変更と見なされることがあります。
就労資格証明書を取得せずに雇用を開始し、数年後の更新時に「実は今の業務では許可が降りない内容だった」と判明するケースは、実務上決して珍しくありません。

この証明書の取得は義務ではありませんが、これを経ることで、入管という公的機関から「この会社でこの仕事をしても大丈夫です」というお墨付きを得たことになります。
これは企業にとって、不法就労助長罪に問われるリスクをゼロに近くするための、非常に有効なコンプライアンス上の手段と言えるでしょう。
※しかしながら、東京入管管轄ではこの就労資格証明書交付申請の審査期間が6ヶ月以上かかることが多々あります。できるだけ余裕を持って申請をしておくことをお勧めいたします。（2026年2月現在）

また、転職者が前の会社を辞めてから自社に入社するまでの期間が空いている場合、その間の活動内容が適切であったかも確認しておくべきポイントです。
正当な理由なく３ヶ月以上、在留資格に関わる活動を行っていない場合、在留資格の取消対象となっている可能性があるため、慎重な調査が求められます。

契約内容の変更に伴う届出義務と期限の管理

在留資格に関する手続きの中で、最も失念しやすいのが、契約機関の変更や名称変更に伴う「届出」の義務です。
外国人社員が転職してきた場合、入社した日から１４日以内に、本人が入管に対して「契約機関に関する届出」を行わなければなりません。

この届出は、入管側が「誰が、どの会社で働いているか」という実態を正確に把握するためのものであり、不法滞在や不法就労の防止に直結しています。
本人による届出が原則ですが、会社側も雇用保険の手続き等を通じてハローワークへ外国人雇用状況の届出を行う義務があり、二重のチェック体制となっています。

特に注意が必要なのは、自社の社名が変わった場合や、吸収合併、分社化などによって雇用主の主体が変更になった場合の手続きです。
社員自身の業務内容が変わらなくても、雇用契約を交わしている法人の登記情報が変われば、それは入管へ報告すべき重要な変更事項に該当します。

これらの届出を長期間放置していると、次回の在留期間更新時に「法令を遵守していない」と見なされ、通常よりも短い在留期間しか与えられないことがあります。また、永住許可申請の審査にも影響する可能性があります。
人事異動や組織改編のスケジュールに、入管への届出タスクを組み込んでおくことが賢明です。

また、退職した外国人社員がいる場合も、会社側は速やかにハローワークへの届出を行う必要があり、これを怠ると過料の対象となる可能性があります。
入退社のサイクルが早い職場であればあるほど、こうした事務手続きのルーチン化と、担当者間での引き継ぎが重要になってくるでしょう。

適正な外国人雇用のために企業が持つべき視点

外国人社員の異動や転職に伴う手続きを、単なる「事務作業」として捉えるのではなく、企業防衛のための「法務リスク管理」として捉え直す必要があります。
在留資格に関するトラブルは、一度発生してしまうと企業の社会的信用を大きく傷つけ、今後の外国人採用にも深刻な悪影響を及ぼすからです。

特に近年は、コンプライアンスを重視する取引先や投資家から、外国人材の雇用管理体制について詳細な確認を求められる場面も増えています。
「知らなかった」では済まされないのが法律の厳しい側面であり、常に最新の入管実務にアップデートされた判断基準を持つことが不可欠です。

社内で判断に迷うようなグレーゾーンの事案が発生した際には、無理に内部だけで解決しようとせず、専門家の知見を仰ぐ勇気も必要です。
個別の経歴や業務の特殊性を考慮した上で、どのような論理構成であれば許可の可能性を高められるかは、多くの事例を見てきた専門家ならではの視点があります。

シキサイ行政書士事務所では、外国人社員の配置換えに伴う適格性診断や、中途採用時の就労資格証明書取得に向けたアドバイスを積極的に行っています。
社員が安心して長く働ける環境を整えることは、結果として企業の競争力を高め、持続可能な成長を実現するための礎となるはずです。

もし、貴社の外国人雇用において少しでも不安や疑問を感じる点があれば、大きな問題に発展する前に、ぜひお気軽にご相談ください。
一貫したサポートを通じて、法令遵守と円滑な人材活用の両立を全力でバックアップさせていただきます。