外国人社員のビザ更新忘れは会社の責任？オーバーステイのリスクと具体的な管理手法

更新期限を1日でも過ぎた瞬間に発生する法的リスク

「忙しくてつい確認を忘れていた」「本人が自分で管理していると思っていた」。
外国人社員の在留期限が過ぎてしまった後に聞かれるのは、こうした悪意のない「うっかり」が原因であるケースがほとんどです。
しかし、日本の法律において、在留期限を徒過した事実は、その理由が何であれ非常に重く受け止められます。

期限が1日でも過ぎてしまえば、その外国人社員は「不法残留者」、いわゆるオーバーステイの状態となります。
これは立派な犯罪行為であり、退去強制（強制送還）の対象となるだけでなく、刑事罰が科される可能性もあります。
本人の日本でのキャリアが断たれるだけでなく、これまで築き上げてきた生活基盤を一瞬にして失うことになります。

さらに、企業側にとって深刻なのは、オーバーステイの状態で働かせていた期間が「不法就労」と見なされる点です。
企業は在留期限を管理する義務を怠ったとして、「不法就労助長罪」に問われるリスクが発生します。
これは「知らなかった」では済まされず、最悪の場合、懲役刑や罰金刑に加え、企業名が公表されることもあります。

一度でも不法就労助長罪で処罰されると、その後5年間は新たな外国人の受け入れができなくなるというペナルティも存在します。
つまり、たった一度の管理ミスが、企業の外国人採用計画を長期にわたって凍結させる引き金となり得るのです。

このように、在留期限の管理は、単なる事務手続きの一つではなく、企業の存続に関わる重大なコンプライアンス事項と捉える必要があります。
リスクの大きさを正しく認識し、「絶対に期限切れを起こさない」という強い意識を持つことが、すべての出発点となります。

発覚後の実務対応と再申請に向けた険しい道のり

万が一、在留期限が切れていることに気づいた場合、まずは一刻も早く管轄の出入国在留管理局に出頭しなければなりません。
このとき、本人任せにするのではなく、企業の人事担当者などが同行し、状況を説明することが望ましいでしょう。

期限切れからまだ日が浅く、かつ悪質性がないと判断された場合には、例外的に更新申請が受理される「特別受理」という措置が取られることもあります。
しかし、これはあくまで入管側の温情的な措置であり、必ず認められる権利ではないことを肝に銘じておく必要があります。

出頭の際には、なぜ期限を忘れてしまったのかという経緯を詳細に説明する「理由書」や「反省文」の提出が求められます。
単なる不注意であっても、再発防止策を含めて真摯に反省の意を示さなければ、審査官の心証を悪くしてしまいます。

特別受理されたとしても、一度オーバーステイになったという事実は、その後の審査に大きなマイナス影響を与えます。
通常の更新許可であれば数週間で済むところ、審査期間が長期化したり、許可される在留期間が短縮されたりするケースが少なくありません。
最悪の場合、更新が不許可となり、そのまま帰国を余儀なくされるという結末も十分に考えられます。

また、審査期間中は「在留資格がない状態」となるため、原則として就労を続けることができません。
企業は、その社員を休職扱いにしたり、業務から外したりといった対応を迫られ、現場の運営にも大きな支障をきたすことになります。

なぜ「うっかり」が起きるのか？現場に潜む管理の落とし穴

これほど重大なリスクがあるにもかかわらず、なぜビザの更新忘れはなくならないのでしょうか。
その最大の原因は、多くの企業で在留期限の管理が「属人的」に行われている点にあります。

よくあるのが、担当者が個人のExcelファイルや手帳で管理しており、その情報が社内で共有されていないケースです。
担当者が退職したり、異動したりした際に、引き継ぎがうまくいかず、管理の空白期間が生まれてしまうことがあります。
また、繁忙期と重なって確認作業がおろそかになったり、リマインダーの設定を忘れてしまったりというヒューマンエラーも後を絶ちません。

さらに、「在留カードは本人が持っているのだから、更新も本人が気にするべきだ」という企業側の意識も問題を複雑にします。
確かに在留管理の第一義的な責任は本人にありますが、日本の複雑な行政手続きに不慣れな外国人も少なくありません。
特に仕事に熱心な社員ほど、目の前の業務に集中するあまり、自分の在留期限に対する意識が薄れてしまう傾向があります。

複数の外国人を雇用している場合、それぞれの在留期限がバラバラであるため、管理の煩雑さは人数に比例して増していきます。
特定技能や技術・人文知識・国際業務、高度専門職など、在留資格の種類によって必要な手続きや添付書類が異なることも、混乱を招く要因の一つです。

こうした構造的な問題を放置したまま、担当者の注意力だけに頼っている状態では、いつか必ずミスが起こると考えるべきでしょう。

企業が導入すべき具体的な管理体制とツール活用

在留期限切れという最悪の事態を防ぐためには、人の記憶や注意力に頼らない、仕組みとしての管理体制を構築することが不可欠です。
まず基本となるのは、外国人社員の情報を一元管理し、複数の担当者がアクセスできる状態を作ることです。

専用の人事管理システムを導入し、在留期限や在留カード番号といった必須情報を漏れなく登録します。
重要なのは、期限の3ヶ月前、2ヶ月前、1ヶ月前といったタイミングで、担当者と本人の双方に自動で通知が届くリマインダー機能を設定することです。
この通知は一度きりではなく、手続きが完了するまで繰り返しアラートが出るように設定しておくとより確実です。

また、更新手続きは「期限の3ヶ月前」から申請可能であることを周知し、早めの着手をルール化することも効果的です。
余裕を持って準備を進めることで、書類の不備にも落ち着いて対応でき、万が一のトラブル発生時もリカバリーの時間的猶予が生まれます。
定期的な社内研修を通じて、外国人社員本人に対して在留期限管理の重要性を啓発し続けることも忘れてはいけません。

自社での管理に限界を感じる場合や、より確実性を高めたい場合は、外部の専門家である行政書士に管理を委託するのも有効な選択肢です。
専門家に依頼すれば、期限管理だけでなく、最新の法令に基づいた申請書類の作成や取次ぎまで任せられるため、社内の工数を大幅に削減できます。

シキサイ行政書士事務所では、企業の在留期限管理を代行するサービスを提供しており、期限切れリスクをゼロにするためのサポートを行っています。
コンプライアンスを遵守し、外国人材が安心して能力を発揮できる環境を整えるためにも、ぜひプロの知見をご活用ください。